Datenhygiene – warum das für jeden sinnvoll ist

//Datenhygiene – warum das für jeden sinnvoll ist

Datenhygiene, das umfasst laut Definition alle Prozesse, die die Korrektheit und Aktualität von Daten sicherstellt. Was für große Kundendatenbanken in Weltkonzernen einleuchtend erscheinen mag, hat aber auch im Kleinen seine Daseinsberechtigung und einen Sinn. Einige Beispiele:

Adressen

Über die Zeit haben sie – im Firmenumfeld, aber auch im Privaten – viele Adressen von wichtigen Geschäftspartnern aber auch guten Freunden gesammelt. Aus Bequemlichkeit sind diese jedoch meist unterschiedlich formatiert, mal fehlt die Hausmummer weil Sie am Anfang unbekannt war (mit dem Vermerk, egal, ich finde da auch so hin), und Telefonnummern sehen immer anders aus, von 91049177 über 0049 (0) 89 91049177 bis +49 89 91049177 und so weiter. Anfänglich stellt das kein Problem dar, bis eines Tages, vielleicht sogar für viel Geld, CTI eingeführt wird und nun jeder Telefonnummern direkt vom PC aus wählen kann. Leider funktioniert das jedoch nur für einen Bruchteil der Nummern! Noch schlimmer ist es bei der Synchronisierung der Kontakte mit einem Mobiltelefon! Alles ohne Vorwahl ist hier unbrauchbar… Und die ans sich Gute Idee der Geschäftsleitung die Weihnachtspost diesmal als Serienbrief zu erstellen und so die Sekretärin zu entlasten scheitert daran, dass viele Briefe als unzustellbar zurückkommen und dieses Jahr ein Teil der Geschäftspartner keine Grüße und Glückwünsche bekommt! Und das Alles wegen Fehlern in der Vergangenheit, die damals nicht als solche erkannt wurden!

Speicherort von Daten

Die Buchhalterin, die sich auch um Personalabrechnung kümmert soll vor einem Update manuell eine Datensicherung der Personalakten durchführen. Wie das geht ist Ihr bekannt, sie hat das schon oft gemacht. Diesmal ist auf dem Netzwerklaufwerk „Personal“ jedoch bedenklich wenig Platz, was also tun? Bei der IT nachzufragen scheint zu zeitaufwändig aber es gibt ja noch andere Möglichkeiten. Dass die Daten wegen Vertraulichkeit nicht auf ein allgemeines Netzwerklaufwerk wandern sollen ist der Buchhalterin klar, also entscheidet sie sich für die Freigabe „Buchhaltung“ auf die auch die Kollegin von gegenüber Zugriff hat, aber auch die arbeitet im Personalwesen. Für den Augenblick scheint alles gut zu sein – bis in 2 Wochen eine Halbtagskraft dediziert für das Vorkontieren von Eingangsrechnungen eingestellt wird die nur auf das Buchhaltungslaufwerk zugreifen kann, aber trotzdem eines abends die Arbeitsverträge der Kollegen zu Gesicht bekommt…

Klassifizierung der Daten

Der Speicherplatz auf dem Dateiserver wird knapp, und der IT Administrator schimpft darüber, dass die Datensicherung zu lange dauert und viel zu viel Müll auf den Servern zu finden ist. Man untersucht das Zusammen und in der Tat, fast in jedem Kundenverzeichnis gibt es einen Ordner mit „Musterkunde_Alt_bis_2007“ oder ähnlich, was sich bei Erstellung noch einfach hätte aufräumen lassen, z.B. auf eine Archivfreigabe, die es im Unternehmen schon lange gibt, die aber keiner richtig nutzt. Weil Aufräumen im Nachhinein zu aufwendig erscheint, entscheidet die Geschäftsleitung aus Kostengründen zwar in Zukunft alles besser zu machen, aber um das Problem der Datensicherung zu lösen keine Ordner mehr zu Sichern mit „Alt“ im Namen, das wird auch an alle Mitarbeiter so kommuniziert. Ein halbes Jahr später kommt es zum GAU und man ist auf die Datensicherung angewiesen. Zum Glück funktioniert diese seit der letzten Änderung einwandfrei! Nur der Ordner „Verwaltung“, der für die Firma essentielle Daten enthält, fehlt, es war niemandem aufgefallen, dass auch er das Wort „alt“ enthält.

Krankheitsvertretung

Ein Kollege fällt für längere Zeit aus, und jemand anders muss dessen Projekte übernehmen. Die Firmenleitung war vorausschauend und hat bereits im Vorfeld geklärt, dass Sie in solchen Fällen Zugriff auf das persönliche Postfach des erkrankten Mitarbeiters erhalten. Einem erfolgreichen Fortführen des Projektes steht also nichts mehr im Wege! Leider stellt sich nach einer ersten Sichtung heraus, dass man zwar prinzipiell Zugriff auf die Daten hat, aber paradoxerweise trotzdem nichts findet. Die Struktur in der der Kollege die Daten abgelegt hat ist für Außenstehende nicht durchschaubar, egal welches Dokument bearbeitet werden soll, es muss zeitaufwendig gesucht werden. Aufgrund dieser Einschränkung wird es für Sie nahezu unmöglich Fristen einzuhalten, das Projekt kommt in Schieflage, man macht Sie als Stellvertreter dafür verantwortlich!

Schlussfolgerung

All diese Beispiele, und diese Liste könnte noch lange fortgesetzt werden, zeigen Probleme auf, die sich im Vorfeld hätten vermeiden lassen, daher raten wir zu folgender Vorgehensweise:

Erfassen Sie Daten in einheitlicher Form, schon zu Beginn so vollständig wie möglich, auch wenn manche Informationen anfänglich noch gar nicht benötigt werden. Eine Telefonnummer von einer Visitenkarte zu übertragen geht ungleich schneller, als diese im Nachhinein irgendwo zu recherchieren.

Speichern Sie Daten nur an den dafür vorgesehen Plätzen ab.

Klassifizieren Sie Daten so früh wie möglich, eine neuere Version einer Datei sollte alle Vorversionen eigentlich bereits in ein Archiv verschieben.

Sorgen Sie für einheitliche Unterstrukturen, das erleichtert die Zusammenarbeit.

Und für wen ist das letztendlich sinnvoll?

Für Sie als Privatperson: Die Urlaubsbilder nützen Ihnen nichts, wenn sie nicht auffindbar sind, und evtl. beim Wechsel auf Ihren nächsten Rechner dann vergessen werden und verloren gehen!

Für Sie als Arbeitnehmer: Streng genommen verstoßen Sie gegen das Urheberrecht, wenn Ihre private iTunes Sammlung auf einen Firmenserver wandert – vielleicht durch „Roaming Profiles“ oder weil Sie eine Sicherung machen, da Sie einen neuen Rechner bekommen – und so anderen Mitarbeitern zugänglich wird.

Für Sie als Firmenchef: Nur so haben  Sie Ihre Daten und damit verbundenen Kosten (Backup und Storage) im Griff und können gegensteuern, wenn wieder jemand sagt, eine Erweiterung der Systeme ist zwingend nötig. Außerdem erleichtern Sie durch klare Vorgaben die Zusammenarbeit im Team und können so die Effizient Ihrer Mannschaft deutlich steigern!

Dr. Christian Kompa, seit 1997 selbstständig mit EDV Service Christian Kompa als Systemadministrator für kleine und mittelständische Unternehmen und Berater in allen Fragen zur Erhöhung der IT Sicherheit in Anbetracht der aktuellen Bedrohungslage durch Ransomware.